Como fazer uma gestão de compras eficiente?

Como fazer uma gestão de compras eficiente?

As palavras que sempre ouvimos dentro das empresas é “redução de custos” e “aumento de faturamento”. Por ser o elo inicial da cadeia produtiva, o departamento de compras está sempre envolvido nestas duas pautas.

Porém, implantar gestão de compras eficiente vai além de simplesmente reduzir o volume de compras, aumentar os parcelamentos e os prazos de pagamentos. Esses tipos de medidas só servem para ajustar o fluxo de caixa da sua empresa, mas não levam à uma efetiva redução de custos e não significa que a sua empresa implantou uma gestão eficaz. Otimizar o processo de gestão de compras de uma empresa não se resume apenas a redução dos custos. Significa eliminar todos os tipos desperdícios: materiais, recursos humanos e financeiros.

Quer saber como gerenciar as compras da sua empresa, evitar retrabalhos e garantir produtividade e economia? Confira o artigo que preparamos para você.

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é a organização e o planejamento do processo de compras de uma empresa.

Sendo responsável por administrar toda a cadeia de suprimentos, ela é integrada as áreas de produção, manutenção e logística. Sendo assim, influência desde a operação ao relacionamento com os clientes bem como na tomada de decisão de toda organização.

Como aumentar a eficiência na gestão de compras?

As compras podem chegar a um percentual de custo muito alto para uma empresa. Por isso, as economias nesse setor são fundamentais para a efetividade financeira de uma empresa. É importante que a área de compras trabalhe em conjunto com outras, otimizando os recursos existentes, atendendo às demandas internas e aumentando os lucros financeiros.

Existem alguns elementos importantes que devem ser considerados pelo gestor de compras. O objetivo principal é a aquisição de produtos e serviços de qualidade, que atendam às especificações do solicitante, tenham bom preço e sejam entregues no prazo acordado.

1 – Relacionamento transparente com o fornecedor

O fornecedor deve ser um importante aliado do setor de compras, principalmente durante períodos de crise. Por isso, verifique com seus fornecedores a possibilidade de renegociar preços, acompanhe os reajustes e estude criteriosamente formas de fazer propostas vantajosas para ambas as partes.

Embora a primeira medida seja reduzir a margem de lucro, é possível obter preços menores, por exemplo, comprando em quantidades maiores (muito importante). Nesse caso, você deverá ter atenção ao prazo de validade dos alimentos e insumos. Se for preciso, avalie se vale a pena continuar com seus atuais fornecedores. Aliás, um orçamento de preços de mercado auxilia a sinalizar um novo elo de distribuição.

2 – Trabalhe com compras programadas

Compras programadas têm custo menor ao fornecedor, portanto, costumam sair mais barato. Assim, itens de fácil previsibilidade devem, preferencialmente, ser alvos de compras programadas.

3 – Faça benchmarking

Para estar entre os melhores, é preciso entender o que faz de alguém o melhor. Por isso, essa é a premissa de um benchmarking, trabalho de pesquisa aprofundado feito sobre a gestão de compras dos grandes concorrentes. Quais as soluções tecnológicas utilizadas, como se dá o fluxo de trabalho, como é feito o follow-up, quais indicadores são analisados. Portanto, identifique as melhores práticas para adaptá-las à realidade da sua empresa na gestão de estoque e compras.

4 – Faça uma gestão de compras baseadas em dados

Os dados devem fazer parte da vida do setor de compras assim como a bola faz parte da vida do jogador de futebol. Em outras palavras, fazer essa análise de dados permite que o setor de compras tenha uma visão mais abrangente de sua cadeia de suprimentos, em vista disso, nessa etapa algumas perguntas podem ser feitas:

  • Quais setores têm gerado uma maior demanda as compras?
  • Está havendo algum desperdício ou há mercadoria encalhada? Se sim, quanto e como ele está impactando em sua empresa?
  • Quanto de tributo foi gerado durante o processo de compras no ano anterior e quanto estava previsto até o final do ano?

5 – Planeje melhor as estratégias de compras

Para ter uma visão mais estratégica na hora do planejamento, é preciso que você tenha ciência de qual é o objetivo da empresa a curto, médio e longo prazo. E quais metas a organização pretende alcançar nesse período?

Do mesmo modo é preciso saber quais recursos estão disponíveis, e como eles serão utilizados durante toda elaboração do planejamento. E por fim, não esqueça de ter e deixar claro para todos os setores os impactos do novo plano para os clientes e a empresa como um todo.

6 – Automatize sua gestão de compras

Não importa o tamanho da sua empresa, você viu que não é possível fazer gestão com base em papeis ou planilhas do Excel. É preciso ter uma frente de loja que integre suas vendas com seu faturamento, cobrança, compras e estoque.

Um sistema de gestão de compras elimina a necessidade de contar manualmente produtos no estoque, faz o processo de inventário se tornar mais eficiente e rápido e automatiza a análise de itens com follow-up automático, alertas de Ponto de Pedido e cálculos complexos executados através de ferramentas de Inteligência Logística. É disso que você precisa para vencer a concorrência.

Como colocar esses Procedimentos em Prática?

Saber que um determinado procedimento é a solução do problema, não acaba com o inconveniente. Apenas indica o caminho a seguir, mas é preciso dar os passos necessários para chegar ao objetivo final.

Sem um rígido controle, sem um processo operacional confiável não há como atingir o objetivo final. Desta forma, para tornar possível executar na prática, um Sistema de Gestão de Compras integrado ao controle de estoque e financeiro é uma ferramenta essencial e que colabora para que ocorra uma economia real de tempo dos envolvidos, bem como fornecer dados confiáveis para uma análise estratégica das compras.

Assim, o sistema de gestão de compras é a solução ideal, visto que o gestor de compras terá nas suas mãos um recurso inteligente que auxiliará na tomada da decisão correta, baseadas em dados em tempo real e metodologias funcionais.

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